Um fabricante espanhol de alimentos padroniza e automatiza seu processo de etiquetagem com o BarTender, reduzindo custos e riscos de conformidade, ao mesmo tempo em que aumenta a capacidade e as possibilidades de personalização.

“A integração do BarTender foi extremamente fácil. Fizemos 90% da integração sozinhos e contamos com a eficiente e especializada equipe de suporte ao cliente da BarTender nos 10% restantes.”

- Gerente da Vetter responsável pela produção dos usuários-chave do SAP®

Líder em seu mercado, uma das principais empresas espanholas no setor de alimentos, especializada na fabricação de sacos de café e leite em pó para máquinas de venda automática, ela precisou padronizar, otimizar e automatizar seus processos de design, gerenciamento e impressão de etiquetas de produtos. O objetivo da empresa era responder à crescente demanda decorrente do aumento do número de países (na Europa, Oriente Médio, Ásia e Américas) para os quais exportava seus produtos.

A implantação de um novo sistema ERP local, o Microsoft Dynamics Business Central, e a integração da versão Automation do BarTender permitiram que a empresa reagisse às novas demandas do mercado externo. A empresa também conseguiu reduzir o tempo e os recursos necessários para desenvolver processos de etiquetagem e, ao mesmo tempo, garantir o cumprimento de várias leis de etiquetagem de alimentos.

O desafio

O principal desafio da empresa era cumprir as diferentes regulamentações de etiquetagem de cada país para o qual exportava seus produtos. Seu processo de etiquetagem, em que as máquinas de embalagem imprimem etiquetas diretamente na embalagem, foi um desafio adicional.

As etiquetas eram criadas manualmente e, após vários processos intermediários, um funcionário fornecia as informações da etiqueta à máquina de embalagem via USB. Posteriormente, depois de etiquetadas, as embalagens eram armazenadas em caixas, e as caixas em paletes, todas com suas respectivas etiquetas. O parque de impressoras da empresa era composto por diferentes tipos de equipamentos, inclusive impressoras diretas (Markem-Imaje) e impressoras de etiquetas (Zebra e Toshiba).

À medida que o número de países para os quais a empresa exportava seus produtos aumentava, o processo de design, gerenciamento e impressão de etiquetas se tornava mais complicado, e a probabilidade de erros também aumentou. Além dos logotipos pertinentes (marca própria e etiquetas privadas) e das informações sobre os ingredientes de cada produto, a etiqueta tinha que incluir outras informações, como alérgenos. Essas informações adicionais variam de acordo com os regulamentos do país de destino, assim como o idioma da etiqueta.

Em cinco anos, a empresa deixou de lidar com menos de uma dúzia de etiquetas e passou a gerenciar várias centenas, de modo que, quando qualquer atualização ou alteração era necessária, o procedimento de etiquetagem atrasava todo o processo de fabricação. A empresa tentou reagir ao desafio aumentando o número de funcionários responsáveis por essas tarefas, o que, além de aumentar os custos e, consequentemente, o preço de venda do produto, também aumentou o risco de erros. Consequentemente, aumentou a probabilidade de as mercadorias serem retidas na alfândega por não conformidade com a legislação e com os regulamentos de segurança alimentar do país importador.

A solução

O aumento da complexidade e dos recursos envolvidos no processo de etiquetagem e, portanto, do risco de erros, tornou-se tão substancial que era necessária uma transformação completa das operações. Para fazer isso, e como o sistema de gerenciamento usado pela empresa também se tornou obsoleto, a empresa pediu ao integrador de sistemas da PKTech que assumisse o comando e realizasse a implantação de um novo sistema ERP no local: Microsoft Dynamics NAV.

Em paralelo e totalmente integrado ao novo sistema ERP, a empresa instalou a versão Automation do software BarTender da Seagull Scientific, que permitiu que as etiquetas fossem produzidas de forma 100% dinâmica e dentro do ambiente Navision. O Integration Builder do BarTender simplifica a integração do software com qualquer sistema ERP. “Integrar o BarTender”, enfatizou Antonio Checa, líder de prática da PKTech do Dynamics NAV/Business Central, “foi extremamente fácil. Fizemos 90% da integração sozinhos e contamos com a equipe de suporte ao cliente eficiente e especializada do BarTender nos 10% restantes.”

Com a nova solução, a empresa passou do gerenciamento manual de 300 a 400 etiquetas para gerenciar apenas cinco modelos, permitindo imprimir entre 5.000 e 6.000 etiquetas diferentes, que, graças ao BarTender, são fáceis de personalizar dinamicamente de acordo com os requisitos de cada pedido, dependendo do cliente, do tipo de envio e do destino, entre outras variáveis. Os Intelligent Templates™ do BarTender permitem estabelecer condições ou padrões fixos para a etiquetagem de cada cliente e definir dinamicamente os campos e dados que devem aparecer na etiqueta, bem como o layout na etiqueta.

O projeto foi realizado em duas fases, implantação e adaptação, no tempo recorde de dois meses e com ROI em menos de um ano, ajudando a garantir o sucesso da estratégia de expansão internacional da empresa. Além disso, a empresa tem uma vantagem adicional: o BarTender é testado em plataformas Microsoft Dynamics NAV.

Os benefícios

A padronização e centralização da etiquetagem proporcionou mais garantia de qualidade em relação às regulamentações de etiquetagem de todos os países para os quais a empresa exporta seus produtos e também contribuiu para a eficiência do sistema de rastreamento. A implementação desse novo sistema transformou radicalmente o processo. Agora, apenas uma pessoa, o gerente de qualidade, consegue gerenciar a etiquetagem com total confiança de que está de acordo com os padrões de segurança alimentar e requisitos de idioma de cada país.

Segundo os especialistas da PKTech, uma empresa com 20 anos de experiência em coordenação e execução de projetos de implementação de soluções Microsoft (ERP e CRM), o projeto demonstra claramente o poder e a facilidade de integração do BarTender.

O novo sistema permitiu que a empresa deixasse de trabalhar manualmente com 300 ~ 400 etiquetas para lidar automaticamente com 5.000 ~ 6.000 etiquetas. Além de aumentar a capacidade, ele diminuiu os custos e reduziu a possibilidade de erro praticamente a zero. Deve-se observar que, em caso de incidentes ou necessidade de suporte, tanto a empresa quanto seu provedor de serviços contam com atendimento multilíngue do BarTender, disponível 24x7.