Para cumprir com o GHS, o BarTender e a Adaptive Data Inc. se uniram para atualizar o sistema de etiquetagem de um fabricante de produtos químicos especializados, mantendo-o escalável, flexível e economicamente viável.

A implementação do Sistema Globalmente Harmonizado para Comunicação de Perigos (GHS) incentivou a indústria química a reavaliar suas práticas de etiquetagem e gerenciamento de dados. Ao reorganizar os processos de etiquetagem e eliminar redundâncias nas fontes de dados, as empresas químicas buscam economizar tempo, reduzir custos e, ao mesmo tempo, garantir a conformidade regulatória.

Um fabricante de produtos químicos especializados trabalhou com a Adaptive Data Inc. (ADI), parceira da Seagull Scientific com sede em Ohio, para gerenciar uma reformulação completa do sistema de etiquetagem para conformidade. Com a implantação do BarTender®, a empresa conseguiu desenvolver uma solução de etiquetagem escalável e adaptável, capaz de atender aos requisitos do GHS e de outras regulamentações do setor ao mesmo tempo em que gera ganhos de eficiência, à medida que a empresa cresce por meio da aquisição de novos negócios, marcas e portfólios de produtos.

Desafio

Regulamentação e crescimento

Gerenciar dados variáveis também era um grande problema. A empresa atua com diversas linhas de produtos especializados voltadas a diferentes setores além de produzir lubrificantes industriais, produtos de limpeza e sanitizantes para a indústria alimentícia. Em muitos casos, os produtos fabricados exigem diferentes nomes de marca para um mesmo item apesar de eles terem ingredientes idênticos. Além disso, as etiquetas de vários produtos precisam incluir informações de certificação, como números de especificação de toxicidade de produtos químicos, práticas Kosher ou Halal em alimentícios ou o selo DfE da EPA para itens de limpeza industrial.

Para tornar o cenário ainda mais complexo, a empresa havia adquirido recentemente nove fabricantes de produtos químicos diferentes, cada uma com suas próprias exigências de etiquetagem, impressoras e processos.

Um sistema de etiquetagem antigo, dispendioso e caro

A primeira etapa foi resolver os pontos fracos do sistema de etiquetagem existente na empresa.

“A empresa estava usando o equipamento errado”, explica Mike Barker, gerente de soluções para clientes da ADI. “Ele não era adequado para impressão em folhas grandes sensíveis à pressão. Havia congestionamentos frequentes do material, o que interrompia a produção de etiquetas e gerava desperdício de uma mídia cara.”

A metodologia de impressão da empresa era complexa. Para cada produto e SKU, havia um arquivo. Havia mais de 9.000 arquivos de etiquetas no sistema. Devido à forma como os formatos de etiqueta e os dados de produto estavam armazenados, o operador precisava acessar quatro sistemas de software diferentes para imprimir um conjunto de etiquetas de um único produto. O uso de etiquetas pré-impressas com informações estáticas e variáveis, como os losangos de risco do DOT, geralmente causava erros do usuário.

“Produzíamos as etiquetas quatro ou cinco dias antes da execução da produção”, explica o especialista sênior em regulamentação. “Se um turno não encontrasse as etiquetas necessárias no momento da produção, simplesmente imprimia outras novas. E a mistura de produtos químicos não é um processo finito: às vezes, produzíamos etiquetas em excesso e desperdiçávamos material, e em outras ocasiões, precisávamos parar a operação para imprimi-las, desperdiçando tempo e mão de obra. O material pré-impresso que utilizávamos era caro, e a quantidade de mídias descartadas era inaceitável.”

O resultado foi que a empresa excedia frequentemente o volume contratado com o fornecedor de impressoras e, portanto, era obrigada a pagar taxas consideráveis por clique.

“Nós nos perguntamos: como podemos melhorar isso?”, conta o especialista em regulamentação.

Solução

A necessidade de atender aos novos requisitos do GHS foi o fator decisivo para que a empresa corrigisse o sistema ineficiente de etiquetagem para conformidade. Como a empresa já havia usado uma solução de etiquetagem, “e a experiência não foi das melhores, especialmente em relação ao atendimento ao cliente”, o processo foi conduzido com cautela, avaliando por sete meses os integradores de sistemas e softwares de etiquetagem disponíveis.

“A ADI foi escolhida porque conseguimos apresentar uma solução abrangente que aproveitava os dados que a empresa já possuía”, afirma Barker. “Usando o BarTender, conseguimos criar uma solução de GHS simples de usar que proporcionou acesso fácil aos dados dos produtos existentes. O sistema reduz o desperdício de mídia, e a empresa está gerando mais economia ainda ao eliminar as cobranças por clique de impressão.”

Como é necessário assimilar rapidamente os dados dos muitos e diversos sistemas das novas aquisições da empresa, os recursos de integração líderes do setor do BarTender foram um diferencial. A ADI criou uma interface gráfica simples que permite controle centralizado de dados e etiquetagem. Uma ação, seja número do trabalho, leitura de código de barras ou entrada de chave alfanumérica, reúne dados de vários lugares, preenche a etiqueta e envia o trabalho de impressão para qualquer um dos vários tipos, tamanhos e marcas de impressoras diferentes em qualquer uma das instalações online da empresa. A inserção de um número de trabalho normalmente produz de duas a quatro etiquetas diferentes em até quatro dispositivos de impressão distintos.

Intelligent Templates™

As estimativas iniciais eram de que a empresa poderia reduzir os 9.000 arquivos de etiquetas para 70 ou 80. Mas, após a implantação inicial, a contagem final foi 24. Os Intelligent Templates™ do BarTender e os recursos em camadas que eles fornecem permitiram à empresa a adaptabilidade para fazer isso.

Todos os novos modelos de etiquetas do BarTender da empresa incluem camadas para informações regulatórias, de produtos e de marca, bem como imagens necessárias para a certificação do setor.

Quando o operador escaneia ou insere um número de trabalho ou SKU, o BarTender ativa as camadas adequadas e recupera todas as informações para atender aos requisitos do cliente, do GHS e do DOT, bem como nomes e localizações das pastas de todos os elementos gráficos variáveis.

Como apenas um número reduzido de modelos é necessário para a impressão de milhares de etiquetas diferentes e o operador cria a etiqueta com base nas informações do produto existentes em uma interface de apontar e clicar baseada em formulários, o processo é simples e seguro.

Benefícios

O novo sistema de etiquetagem de conformidade química do ADI/Bartender está executando um volume muito maior de etiquetas do que o previsto. A empresa obteve mais precisão nos processos de etiquetagem, reduziu o desperdício e ganhou eficiência no processo, tudo isso convertido em economia de custos. O sistema de etiquetagem é dimensionável e adaptável para acomodar o rápido crescimento da empresa. Os dados de empresas e produtos recém-adquiridos são rapidamente incorporados ao banco de dados de etiquetas, tornando as novas etiquetas de produtos imediatamente acessíveis à linha de produção. “É bem mais fácil colocar empresas recém-adquiridas em funcionamento”, disse o especialista sênior em regulamentação, “e o atendimento ao cliente que recebemos tem sido excelente.”

Como a empresa está sempre lançando novas linhas de produtos, a redução do esforço necessário para gerenciar formatos e criar novas etiquetas de produtos economiza tempo e dinheiro. A empresa reduziu o número de formatos de etiquetas necessários de mais de 9.000 para 24 em todas as instalações atuais, antes de integrar as empresas recém-adquiridas em seu sistema.

“Agora, estamos produzindo muito mais etiquetas diferentes do que há um ano, e isso dificulta o cálculo do benefício líquido”, disse o especialista sênior em regulamentação, “mas o processo de fabricação de etiquetas novas é muito mais rápido. Por exemplo, se um produto era embalado e vendido por tambor, mas queríamos adicionar um novo SKU e vendê-lo por balde, o processo de etiquetagem tinha que começar do zero. As informações do produto seriam inseridas em um banco de dados pelo departamento de marketing, e as informações seriam adicionadas à etiqueta pelo grupo regulador. Outra pessoa criaria a etiqueta e a enviaria para cadeia de aprovação. Hoje, basta inserir no banco de dados informações-chave como o novo SKU e o conteúdo líquido e, em apenas cinco minutos, a etiqueta fica pronta.”