Cadena de suministro
En muchos almacenes, centros de distribución e instalaciones de producción, los equipos siguen dedicando demasiado tiempo a buscar inventario, conciliar discrepancias y reaccionar ante retrasos operativos una vez que estos se producen. El problema no suele ser la falta de esfuerzo. Es una falta de visibilidad.
La mayoría de las empresas ya etiquetan sus productos, palés, herramientas o activos. Pero el etiquetado por sí mismo solamente identifica un artículo en un único momento. La verdadera ventaja operativa se produce cuando esas etiquetas se conectan a sistemas que realizan un seguimiento continuo del movimiento, la ubicación y el historial del ciclo de vida de los artículos en toda la operación.
Como explica Ben Steinhoff,socio de BarTender y gerente de Marketing en ValuTrack, uno de los mayores problemas a los que se enfrentan los equipos de operaciones es “la falta de visibilidad y de conocimiento del estado y la ubicación de su inventario”. Ese desafío afecta a todo, desde la eficiencia en la preparación de pedidos hasta el rendimiento del servicio al cliente.
Las soluciones modernas de seguimiento y localización ayudan a cerrar esa brecha al convertir las etiquetas en datos operativos en tiempo real. En lugar de simplemente imprimir un código de barras o una etiqueta RFID, las empresas obtienen la capacidad de realizar un seguimiento de los artículos a lo largo de su ciclo de vida, desde la recepción y el almacenamiento hasta la preparación de pedidos, el envío, el mantenimiento o la entrega final. El resultado es un cambio importante en el funcionamiento de las operaciones diarias.
Cómo transformar el trabajo reactivo en trabajo dirigido
Una de las mayores mejoras operativas que ofrece la visibilidad a nivel de artículo es la capacidad de pasar de flujos de trabajo reactivos a flujos de trabajo dirigidos. En muchas instalaciones, los empleados todavía dependen de búsquedas manuales, hojas de cálculo obsoletas o conocimientos informales para localizar el inventario y los activos. Cuando no se pueden encontrar los artículos rápidamente, la productividad disminuye y los retrasos se propagan por toda la operación.
Steinhoff lo describe a la perfección: “En lugar de enviar a la gente a buscar un artículo, los equipos pueden ver exactamente dónde se escaneó un artículo por última vez, en qué zona se encuentra y en qué momento se trasladó”.
Don Marino,Director de Marketing en Ahearn & Soper Inc., observa el mismo cambio operativo en los clientes. “El trabajo pasa de ser una búsqueda a ser algo más específico”, explica. “El personal se dirige directamente a la última ubicación conocida de un artículo en lugar de revisar zonas o contenedores. Las discrepancias que antes requerían un recuento completo del inventario se resuelven en cuestión de segundos”.
Robert Hess, director ejecutivo de Barcode Factory, añade que la visibilidad a nivel de artículo elimina gran parte de las conjeturas de las operaciones diarias. “Los equipos pueden ver rápidamente dónde está un artículo, dónde ha estado y qué le ha sucedido”, afirma. “El retorno de la inversión mejora gracias a una mayor productividad, como la localización y la selección más rápidas”.
Esto cambia por completo la naturaleza de la selección. Lo que antes era una búsqueda que consumía mucho tiempo se convierte en un proceso predecible y repetible, respaldado por el seguimiento de movimientos en tiempo real y la visibilidad de la ubicación. La misma ventaja se aplica a las discrepancias de inventario y a los activos ausentes. En lugar de detener las operaciones para investigar lo sucedido, los equipos pueden revisar el historial del ciclo de vida y los datos de movimientos para determinar con rapidez si un artículo se ha movido, preparado, consumido o enviado. Ese nivel de visibilidad reduce los retrasos, minimiza las interrupciones operativas y ayuda a los equipos a mantener el ritmo de trabajo incluso cuando surgen problemas.
Terry Bettendorf, consultor de soluciones en AB&R, compara las operaciones tradicionales de almacén con la compra en un supermercado sin señalización en los pasillos. Los trabajadores pierden un tiempo valioso buscando inventario extraviado, lo que rápidamente se traduce en retrasos en los envíos y desperdicio de mano de obra. "La visibilidad a nivel de artículo sustituye esta búsqueda por una certeza absoluta”, explica Bettendorf. “El sistema guía a los trabajadores hasta la ubicación exacta y verifica el número de serie único al instante”.
Generar confianza a través de mejores datos
Otra ventaja importante de la visibilidad a nivel de artículo es una mayor confianza en los datos operativos. Al carecer de un seguimiento preciso de los movimientos, los empleados suelen compensarlo creando soluciones manuales, realizando recuentos adicionales, llevando hojas de cálculo paralelas o verificando el inventario dos veces antes de procesar los pedidos. Esos pasos adicionales ralentizan las operaciones y crean oportunidades adicionales para que se produzcan errores.
Cuando las organizaciones implementan sistemas de seguimiento y localización con paneles de control en tiempo real y seguimiento automatizado de movimientos, muchos de esos procesos manuales desaparecen. Según Steinhoff, los clientes suelen observar las mayores mejoras en la precisión del inventario, la eficiencia laboral y la confianza en los propios datos. La recepción se vuelve más rápida. Los recuentos cíclicos que antes requerían horas, ahora se pueden completar en minutos. Cuando se producen discrepancias, los equipos tienen un historial claro que muestra dónde ha estado un artículo y qué le ha sucedido.
Hess cree que la mayor mejora operativa se produce cuando las organizaciones pasan de la simple identificación de productos a la comprensión de la historia completa que hay detrás de ellos. “Una etiqueta identifica un artículo, pero el seguimiento de movimientos y el historial del ciclo de vida brindan a los clientes el contexto que hay detrás de este”, explica. “Eso ayuda a reducir el seguimiento manual, a mejorar la rendición de cuentas y a evitar que los pequeños problemas se conviertan en retrasos mayores”.
Bettendorf añade que la visibilidad del ciclo de vida crea un historial digital completo que revela cuellos de botella operativos cuya existencia muchas organizaciones desconocían. “El verdadero cambio se produce cuando pasas de saber qué es un objeto a saber dónde ha estado”, afirma. “Este nivel de trazabilidad evita las pérdidas, garantiza el cumplimiento de la normativa y protege los márgenes operativos”.
Esa visibilidad permite a los equipos de operaciones dedicar menos tiempo a validar la información y más a mejorar los niveles de servicio, el rendimiento y la calidad operativa.
Por qué son importantes los paneles de control en tiempo real
Los paneles en tiempo real también cambian la forma en que los supervisores y gerentes gestionan las operaciones diarias. Tradicionalmente, muchos problemas operativos solo se descubren una vez que provocan retrasos. Para entonces, es posible que los envíos ya vayan tarde, que las líneas de producción estén esperando materiales o que la mano de obra ya esté mal asignada.
Los paneles de Track & Trace proporcionan visibilidad inmediata de los cuellos de botella operativos a medida que se producen. Los gerentes pueden ver cuándo el inventario permanece demasiado tiempo en las áreas de preparación, cuándo la actividad de selección se está retrasando o cuándo los activos permanecen inactivos más tiempo del esperado.
Steinhoff señala que la visibilidad operativa en tiempo real facilita a los gerentes la tarea de “reequilibrar el trabajo y reasignar las prioridades para que todo siga funcionando”.
Marino afirma que los paneles cambian radicalmente la forma en que los equipos de operaciones responden a los problemas. “Los paneles transforman la gestión reactiva de crisis en una administración proactiva”, explica. “Los equipos pueden detectar los cuellos de botella que se están formando y redirigir los recursos antes de que una pequeña ralentización se convierta en un incumplimiento de plazo”.
Hess también señala que la visibilidad operativa compartida mejora la colaboración entre departamentos. “Los equipos de atención al cliente, ventas, almacén y operaciones trabajan con la misma información”, afirma. “Eso significa menos comprobaciones de estado y respuestas más rápidas tanto para los equipos internos como para los clientes finales”.
Bettendorf compara los paneles en tiempo real con un sistema de navegación en vivo para las operaciones. Los gerentes pueden identificar al instante los cuellos de botella y redirigir los recursos antes de que se produzcan retrasos. “Esto permite que los equipos dejen de lado la gestión de crisis estresante y reactiva y se centren en la planificación proactiva”, afirma.
Para los clientes, el impacto es significativo. Los pedidos se envían con mayor precisión y puntualidad. Disminuyen las interrupciones en la producción. Los trabajadores dedican menos tiempo a buscar materiales o herramientas. Los equipos de atención al cliente tienen mayor confianza en los plazos de entrega porque pueden ver el estado operativo del inventario en tiempo real.
De las etiquetas a la inteligencia operativa
A medida que las cadenas de suministro se vuelven más rápidas y complejas, las organizaciones necesitan algo más que la simple identificación. Necesitan inteligencia operativa basada en datos precisos y en tiempo real sobre los artículos. Las etiquetas siguen siendo la base. Pero, cuando se conectan a paneles de Track & Trace, a un historial del ciclo de vida y a sistemas de seguimiento de movimientos, se vuelven mucho más valiosas que los identificadores estáticos. Se convierten en el vínculo operativo entre los elementos físicos y las decisiones que toman los equipos a diario.
Esa conexión, desde la etiqueta hasta la ubicación, es lo que permite una selección más rápida, menos retrasos y un mejor servicio al cliente en las operaciones modernas.
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Scotty Lee es un gerente de programas sénior en Seagull Software, responsable de impulsar la estrategia y los programas de socios en todo el ecosistema de BarTender.
