Resumen:

Con las nuevas API de logística e inventario de BarTender Track & Trace, la conciliación de inventario pasa de ser un evento programado a un proceso continuo. En lugar de descubrir discrepancias al final del trimestre, las operaciones las detectan en el muelle, antes de que una pequeña variación se convierta en una pérdida, una orden de compra fantasma o una disputa con el proveedor.

• La verificación se realiza automáticamente. La API de logística compara lo recibido con lo esperado (a partir de un aviso de envío anticipado a través de WMS, ERP o EDI 856), devolviendo coincidencias, faltas de existencias y excedentes en cada envío, no solo en aquellos que alguien tuvo tiempo de verificar.
• Los datos de stock reflejan la realidad, no estimaciones. La API de inventario muestra instantáneas y análisis en tiempo real generados a partir de la actividad real de escaneo de etiquetas y RFID, de modo que las cifras de ERP y WMS se concilian de forma continua en lugar de solo en el siguiente recuento general de almacén.

• Aprovechar las oportunidades a tiempo vale entre 10 y 100 veces más que aprovecharlas tarde. Una discrepancia detectada en la recepción se soluciona rápidamente. La misma discrepancia detectada al final del trimestre conlleva amortizaciones, compras duplicadas y disputas que se resuelven basándose en la memoria en lugar de en pruebas.

   

Cada operación se basa en dos versiones de su inventario: la del sistema ERP y la que se encuentra en la planta. La brecha que existe entre ellas es bien conocida y persiste por una razón, y rara vez tiene algo que ver con la meticulosidad con la que se trabaja.

Los procesos destinados a cerrar esa brecha terminan posponiéndose o considerándose opcionales con más frecuencia de la que la mayoría está dispuesta a admitir. El trabajo opcional, bajo presión, no se lleva a cabo. El recuento cíclico se pospone hasta la semana que viene. La investigación sobre la discrepancia permanece abierta. Se desestima la reclamación del proveedor porque reunir las pruebas llevaría cuatro horas, tiempo que nadie tiene.

Nada de eso se percibe como un fracaso. Aparece como un número en el ERP que todos tratan discretamente como aproximado.

Su inventario es como un talonario de cheques sin cuadrar.

Nadie cuenta el dinero en efectivo que lleva en la cartera para determinar su saldo bancario. El libro mayor y la realidad se cotejan continuamente, mediante una máquina, y cualquier desviación sale a la luz en segundos. Esa conciliación es tan automática que hemos dejado de considerarla un proceso.

El inventario es una de las últimas clases de activos importantes que la mayoría de las empresas aún gestionan manualmente, mediante procesos tradicionales, y a menudo ni siquiera lo gestionan. Un sistema ERP que no se ha cotejado con la realidad física desde el último recuento exhaustivo es como un talonario de cheques que no ha conciliado en seis meses. El número que aparece en la pantalla no es del todo incorrecto. Es simplemente una suposición disfrazada.

La diferencia entre ambos es dónde va a parar el dinero. El stock de seguridad amortigua una variación que nadie ha medido. El departamento de Compras pide materiales que ya existen en algún lugar de las instalaciones Las amortizaciones llegan de forma inesperada. Las disputas con los proveedores se resuelven por decisión de quien tenga mejor memoria, porque ninguna de las partes tiene pruebas.

¿Qué cambia cuando la conciliación se vuelve automática?

Las API de logística e inventario de BarTender Track & Trace son, en esencia, una forma de transformar la conciliación, pasando de ser algo que se programa a algo que simplemente se ejecuta.

La verificación deja de ser una muestra. Un ASN (aviso de envío anticipado) es un manifiesto: una declaración sobre lo que hay en el camión. Tradicionalmente, el personal de recepción verificaba esa declaración mediante inspecciones por muestreo y una firma. Con la API de logística, un aviso de envío anticipado (ASN) creado a partir de un sistema de gestión de almacenes (WMS), un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o una fuente EDI 856 se convierte en el contenido previsto del envío, y el escaneo (con etiquetas impresas por BarTender, sincronizadas con Track & Trace) se convierte en la verificación. La función que compara lo recibido con lo esperado devuelve, para cada línea del pedido, las coincidencias, las faltas y los excesos, en lugar de limitarse a las pocas líneas que alguien tuvo tiempo de comprobar. El análisis de discrepancias, que antes requería cuatro horas de recopilación, ahora se realiza con un solo escaneo.

La visibilidad del stock deja de ser un proyecto. La API de inventario expone instantáneas del stock actual, exportaciones en formato CSV y consultas analíticas sobre el inventario que Track & Trace obtiene a partir de la actividad real de escaneado de etiquetas y RFID, en lugar de basarse en suposiciones. La conciliación con el sistema ERP o WMS se convierte en un proceso habitual, integrado en el flujo de trabajo diario, en lugar de ser un evento de fin de trimestre. La ventana En stock implica que los datos reflejan lo que se ha observado recientemente, en lugar de una estimación basada en la última revisión que alguien pudo realizar.

Las discrepancias salen a la luz cuando aún son pequeñas. Aquí es donde se manifiesta el efecto acumulativo. Una variación detectada en el muelle es una conversación rápida. La misma discrepancia detectada al final del trimestre se traduce en una amortización, una orden de compra fantasma y un problema en la relación con el proveedor, cuya corrección cuesta entre diez y cien veces más que si se hubiera prevenido.

De dónde provienen realmente los ahorros

Al principio, el principal argumento financiero suele ser el ahorro en costes de mano de obra. La mayor velocidad de recepción es real, pero no es el dato más interesante.

La cifra interesante es el gasto excesivo que las brechas en la conciliación justifican discretamente. Las existencias de seguridad se dimensionan en función de la incertidumbre, no de la demanda. Hay compras duplicadas de material que ya se encontraba en el edificio. Se asumen contracargos porque impugnarlos no merecía la pena. Hay capital inmovilizado en inventario cuya existencia no se puede confirmar según la situación financiera.

Ninguno de estos problemas aparece en el informe como un problema a resolver. Se incorporan al coste de operar un negocio porque la alternativa de saber con precisión qué se tiene, dónde y en qué preciso momento, tradicionalmente ha requerido un trabajo que ninguna empresa tiene la capacidad de realizar de forma constante.

Eso es lo que cambia cuando la conciliación se ejecuta de forma autónoma, mediante programación, con la ayuda de la integración del seguimiento en el flujo de trabajo. No es que su equipo cometa menos errores. Lo que cambia es que las comprobaciones para las que nadie tenía tiempo finalmente se realizan con cada envío, todos los días, de forma integrada y automática.

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Jeff Browning, director sénior de Marketing de Producto de Seagull Software, es responsable del marketing de productos y posee más de 20 años de experiencia en tecnología empresarial, infraestructura en la nube, soluciones IoT e innovación impulsada por IA en los sectores de la producción, la cadena de suministro y la industria.