Résumé :

Les nouvelles API BarTender Track & Trace pour la logistique et la gestion des stocks transforment le rapprochement des stocks, qui était auparavant une opération ponctuelle, en un processus continu. Au lieu de constater des écarts en fin de trimestre, les équipes opérationnelles les repèrent dès leur arrivée au quai, avant qu’un petit écart ne se transforme en perte comptable, en bon de commande fantôme ou en litige avec un fournisseur.

• La vérification s’effectue automatiquement. L’API pour la logistique compare les articles reçus à ceux attendus (selon un ASN transmis via un système WMS, ERP ou EDI 856), et renvoie les correspondances, les manquants et les excédents pour chaque expédition, et pas seulement pour celles qui ont fait l’objet d’un contrôle ponctuel.
• Les données d’inventaire reflètent la réalité, et non des estimations. L’API pour la gestion des stocks fournit des instantanés et des analyses en temps réel générés à partir des données réelles issues de la lecture des étiquettes et des RFID, ce qui permet d’assurer la concordance continue des chiffres des systèmes ERP et WMS, sans avoir à attendre le prochain inventaire complet.

• Détecter les écarts dès le début est 10 à 100 fois plus efficace que de les détecter trop tard. Une anomalie détectée à la réception peut être corrigée rapidement. Si ce même écart est constaté en fin de trimestre, cela entraîne des dépréciations, des achats en double et des litiges réglés sur la base de souvenirs plutôt que de preuves.

   

Chaque opération gère deux versions de son inventaire : celle de l’ERP et celle du site. L’écart qui les sépare est bien connu. S’il persiste, c’est pour une raison bien précise, et cela n’a généralement rien à voir avec le sérieux avec lequel chacun travaille.

Les processus destinés à combler cet écart finissent bien plus souvent qu’on ne veut bien l’admettre par être reportés ou abandonnés, car ils sont considérés comme facultatifs. Sous pression, le travail considéré comme facultatif n’est pas réalisé. L’inventaire tournant est reporté à la semaine prochaine. L’enquête sur l’écart reste en cours. La demande de refacturation au fournisseur est abandonnée, car rassembler les éléments de preuve prendrait quatre heures, temps dont personne ne dispose.

Aucun de ces éléments n’est considéré comme un échec. Ce chiffre apparaît dans le système ERP, mais tout le monde le considère tacitement comme une approximation.

Votre inventaire est comme un compte dont les débits et les crédits ne s’équilibrent pas.

Personne ne compte l’argent liquide qu’il a dans son portefeuille pour connaître le solde de son compte bancaire. Le registre et la réalité sont constamment synchronisés par un système automatisé, et tout écart apparaît en quelques secondes. Ce rapprochement est tellement automatique que nous avons cessé de le considérer comme un processus à part entière.

Les stocks constituent l’une des dernières grandes catégories d’actifs dont le rapprochement repose encore sur des processus manuels, quand il est effectué Un ERP dont les données n’ont pas été rapprochées de la réalité physique depuis le dernier inventaire complet, c’est comme un compte que vous n’avez pas rapproché depuis six mois. Le chiffre affiché à l’écran n’est pas tout à fait faux. Ce n’est qu’une approximation qui se fait passer pour un fait.

L’écart entre les deux est l’endroit où l’entreprise perd de l’argent. Le stock de sécurité compense un écart que personne n’a jamais mesuré. Le service des achats commande des articles déjà présents quelque part sur le site. Les dépréciations surviennent de manière inattendue. Les litiges avec les fournisseurs se règlent en fonction de celui qui a la meilleure mémoire, car aucune des deux parties ne dispose de preuves.

Ce qui change lorsque le rapprochement devient automatique

Les API BarTender Track & Trace pour la logistique et la gestion des stocks permettent, en substance, de faire passer le rapprochement d’un processus planifié à un processus qui s’exécute automatiquement.

La vérification ne repose plus sur un simple échantillon. Un ASN est un manifeste, c’est-à-dire une déclaration indiquant le contenu du camion. Par le passé, le service de réception vérifiait cette déclaration par des contrôles ponctuels et une signature. Grâce à l’API pour la logistique, un ASN généré à partir d’un flux provenant d’un système WMS, ERP ou EDI 856 devient le contenu attendu de l’expédition, et la lecture par scan (à l’aide d’étiquettes imprimées par BarTender, synchronisées avec Track & Trace) sert alors de vérification. L’appel « comparer les quantités reçues et attendues » renvoie les correspondances, les manquants et les excédents pour chaque ligne, au lieu de se limiter aux quelques lignes que quelqu’un a eu le temps de vérifier. L’analyse des écarts, qui nécessitait auparavant quatre heures de traitement, ne nécessite désormais qu’un seul scan.

La visibilité des stocks n’est plus un projet. L’API pour la gestion des stocks fournit des instantané des stocks actuels, des exports au format CSV et des requêtes analytiques sur l’inventaire, que Track &Trace établit à partir des activités réelles de lecture RFID et de scans d’étiquettes, et non sur la base d’hypothèses. Le rapprochement avec l’ERP ou le WMS devient un processus régulier, intégré au déroulement des tâches quotidiennes, plutôt qu’une opération ponctuelle de fin de trimestre. La fenêtre de disponibilité des stocks signifie que les données reflètent ce qui a été observé récemment, et non une estimation datant de la dernière fois où quelqu’un a eu le temps de vérifier.

Les écarts sont repérés dès qu’ils sont encore minimes. C’est là que l’effet cumulatif devient visible. Un écart détecté au quai de réception se règle par une simple conversation Un écart identique constaté en fin de trimestre correspond à une perte, à un bon de commande fantôme et à un problème de relation avec le fournisseur, avec un coût de correction dix à cent fois supérieur à celui de la prévention.

La véritable origine des économies

L’argument financier repose souvent, dans un premier temps, sur les économies de main-d’œuvre. La vitesse de réception est bien réelle, mais ce n’est pas le chiffre le plus intéressant.

Le chiffre vraiment intéressant, c’est celui des dépenses supplémentaires que les écarts de rapprochement permettent silencieusement de justifier Un stock de sécurité calculé en fonction de l’incertitude plutôt que de la demande. Achats en double de matériel qui se trouvait déjà sur le site. Des refacturations ont été absorbées car cela ne valait pas la peine de les contester. Des capitaux immobilisés dans des stocks dont la situation financière ne peut pas confirmer l’existence.

Aucun de ces éléments n’apparaît dans un rapport comme un problème à résoudre. Ces coûts sont absorbés dans les frais d’exploitation courant, car l’alternative, savoir précisément ce dont on dispose et où, à l’instant présent, a toujours nécessité un travail qu’aucune entreprise n’a la capacité d’effectuer de manière systématique.

C’est ce qui change lorsque le rapprochement s’effectue de manière autonome, par programmation, grâce à l’intégration du suivi dans le flux. Ce n’est pas que votre équipe commette moins d’erreurs. Ce changement permet désormais d’effectuer, pour chaque expédition et chaque jour, de manière intégrée et automatique, les contrôles que personne n’avait le temps d’effectuer auparavant.

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Jeff Browning, directeur senior du marketing produit chez Seagull Software, est un leader dans son domaine avec plus de 20 ans d’expérience dans les technologies d’entreprise, l’infrastructure cloud, les solutions IoT et l’innovation pilotée par l’IA dans les secteurs de la fabrication, de la chaîne d’approvisionnement et de l’industrie.