Cadena de suministro
El inventario no está perdido; simplemente hay falta de visibilidad
La pérdida de herramientas, el extravío de activos y las discrepancias en el inventario suelen considerarse problemas operativos inevitables. Muchos de estos problemas tienen una causa fundamental diferente: la falta de visibilidad. Lo que las organizaciones interpretan como "inventario extraviado" es, con frecuencia, inventario que existe en algún lugar de la operación, pero que no se puede localizar, verificar o rastrear fácilmente.
Esta falta de visibilidad crea puntos ciegos costosos. Los equipos invierten un tiempo valioso en la búsqueda de artículos, se realizan compras duplicadas para reemplazar activos que simplemente se han extraviado y las decisiones operativas se basan en datos incompletos. Con el tiempo, estas ineficiencias se acumulan, mermando la productividad y erosionando los márgenes de beneficio.
Según Ben Steinhoff, gerente de marketing deValuTrack Corporation, este desafío surge de forma constante en todos los sectores.
«Cuando los clientes nos plantean problemas de inventario, rara vez se trata de la cantidad de inventario que tienen. Se trata de lo que no pueden ver. En ValuTrack, dedicamos mucho tiempo a ayudar a las organizaciones a eliminar los puntos ciegos del inventario, especialmente en almacenes, entornos de producción y trastiendas del sector minorista, mediante la implementación de una visibilidad a nivel de artículo».
De dónde provienen los puntos ciegos del inventario
Los puntos ciegos del inventario suelen surgir de las brechas entre las operaciones físicas y los sistemas digitales destinados a gestionarlas. Los sistemas empresariales pueden mostrar las cantidades de inventario, pero a menudo carecen de información precisa sobre la ubicación de los artículos.
Un caso habitual es cuando se sabe que el inventario está «en el edificio», pero nadie sabe exactamente dónde. Los sistemas ERP pueden confirmar los niveles de existencias, pero no pueden identificar la zona, el pasillo o el contenedor específico que contiene el artículo. Los empleados se ven obligados a recorrer las instalaciones, revisar los contenedores o recurrir al conocimiento institucional para localizar lo que necesitan.
Como explica Shaun McInerny, presidente de Symbology Enterprises, Inc., estos puntos ciegos a menudo se extienden más allá de la mera ubicación:
«Los puntos ciegos más comunes son el control de lotes, la selección de productos cuando la unidad de medida es la unidad individual y los clientes que no tienen un inventario totalmente integrado con la oficina principal. Un ejemplo serían los puestos en recintos deportivos o salas de conciertos. Tienen una idea aproximada de lo que hay en la trastienda, saben lo que se vendió, pero se basan en los recuentos al final del ciclo del evento para ajustar el inventario. El etiquetado adecuado de los artículos a granel y el uso de un recuento cíclico basado en inteligencia artificial ayudarán a solucionar el problema del ajuste de inventario».
Esto pone de relieve un problema más amplio: la visibilidad del inventario no se trata solo de saber dónde está algo, sino también de comprender su lote, unidad y contexto del ciclo de vida en tiempo real.
Otros puntos ciegos aparecen cuando los registros de inventario se desvían de la realidad. Los escaneos que no se realizan, los recuentos duplicados y los ajustes manuales crean discrepancias que dan lugar a inventarios fantasma o ficticios. Las organizaciones pueden creer que tienen stock que en realidad no existe o no darse cuenta del inventario que está inactivo.
Los activos móviles introducen otra capa de complejidad. Las herramientas, los carros, las piezas de repuesto y los equipos de alto valor suelen trasladarse entre departamentos sin quedar registrados en un sistema. Cuando esos movimientos no se registran, los activos se vuelven invisibles desde el punto de vista operativo.
De las conjeturas a la visibilidad en tiempo real
Las tecnologías como el seguimiento RFID a nivel de artículo están cambiando radicalmente la forma en que las organizaciones abordan estos desafíos. En lugar de depender de recuentos periódicos o búsquedas manuales, los equipos pueden utilizar la visibilidad en tiempo real para localizar y verificar los activos al instante.
Con soluciones como BarTender Track & Trace, las organizaciones pueden conectar códigos de barras o etiquetas RFID a nivel de artículo a una plataforma de visibilidad centralizada. Esto permite a los equipos ver la última ubicación conocida, el historial de movimientos y el estado sin depender de actualizaciones manuales.
Steinhoff destaca cómo esto transforma las operaciones cotidianas:
«Las búsquedas manuales en el inventario son reactivas y requieren mucha mano de obra. Los equipos recorren la sala, abren contenedores y hacen llamadas, a menudo sin estar seguros de si la respuesta es correcta. Las tecnologías RFID y de localización en tiempo real nos permiten cambiar ese modelo. En la práctica, utilizamos BarTender como orquestador: las etiquetas y las etiquetas RFID se originan en BarTender, mientras que Track & Trace proporciona la plataforma en la nube, los paneles de control y las API que sincronizan los datos de ubicación en tiempo real con los sistemas WMS y ERP.
La tecnología RFID cambia esa dinámica. Los lectores pueden detectar artículos etiquetados en toda una zona sin necesidad de escaneo visual directo. En combinación con dispositivos portátiles que ofrecen una búsqueda similar a la de un contador Geiger, los usuarios reciben información en tiempo real que se intensifica a medida que se acercan al artículo en cuestión. Lo que antes llevaba horas, ahora a menudo se puede reducir a minutos.
Precisión que impulsa la rendición de cuentas
La visibilidad por sí sola no es suficiente; lo que importa es la capacidad de medirla y confiar en ella.
Los sistemas de control y seguimiento recopilan cada escaneo, movimiento y evento de ubicación, creando un flujo continuo de datos operativos. Esto permite a las organizaciones supervisar indicadores clave como la precisión del inventario, el tiempo de localización y la utilización de los activos.
Cuando se implementa de forma eficaz, el impacto es cuantificable. Muchas organizaciones logran una precisión de inventario superior al 98 %, reducen significativamente el tiempo dedicado a la búsqueda de activos y disminuyen el coste de los reemplazos innecesarios.
Y lo que es igual de importante: los datos fiables mejoran la responsabilidad. Cuando cada movimiento se registra y se puede rastrear, las deficiencias son visibles, los procesos se pueden corregir y las pérdidas se pueden prevenir antes de que se agraven.
Ver el panorama completo del inventario
Resolver los puntos ciegos del inventario requiere más que mejoras graduales; requiere conectar la identidad, la ubicación y el movimiento en toda la operación.
Las etiquetas generadas por BarTender y RFID establecen la identidad del artículo en el origen. BarTender Track & Trace luego coordina cómo se capturan, enriquecen y comparten esos datos a través de sistemas empresariales como plataformas ERP y WMS.
El resultado es una visión integral y en tiempo real del inventario, desde la recepción hasta el almacenamiento, la producción y la distribución.
Para las organizaciones que tienen problemas con herramientas perdidas, activos extraviados o discrepancias inexplicables, el problema rara vez radica en que el inventario haya desaparecido. Lo más frecuente es que, simplemente, no esté a la vista.
Al eliminar esos puntos ciegos, no solo se encuentra inventario, sino que se recupera el control de toda la operación.
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Scotty Lee es un gerente de programas sénior en Seagull Software, responsable de impulsar la estrategia y los programas de socios en todo el ecosistema de BarTender.
