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Resumo:
O BarTender integra a etiquetagem diretamente com os sistemas ERP e WMS, eliminando entrada manual de dados e melhorando a precisão. Usando dados comerciais confiáveis, gerenciamento centralizado de etiquetas e impressão controlada sob demanda, as organizações podem reduzir erros, fortalecer a conformidade e melhorar a consistência nas operações e cadeias de suprimentos.
Para muitas organizações, o sistema ERP é a espinha dorsal operacional da empresa. Ele gerencia pedidos, estoque, produção, envio, informações de clientes e inúmeras outras transações. As empresas investem muito nesses sistemas para automatizar processos e criar uma fonte confiável de dados operacionais. No entanto, um processo crítico geralmente permanece surpreendentemente desconectado: a etiquetagem.
Os funcionários ainda podem inserir informações manualmente, selecionar modelos de etiquetas ou imprimir etiquetas por meio de processos que operam separadamente do ERP. Essas etapas extras podem parecer pequenas, mas podem criar problemas caros, incluindo erros de etiquetagem, retrabalho, atrasos na produção, estornos de clientes e falhas de conformidade.
Para a Seagull Software e nossos parceiros do BarTender, isso representa uma oportunidade importante de ajudar os clientes a fechar uma das lacunas remanescentes em operações altamente automatizadas.
Comece com dados confiáveis
Um dos maiores problemas da etiquetagem manual também é um dos mais simples: as pessoas estão sendo solicitadas a inserir novamente informações que a empresa já possui. Você já fez um teste de datilografia? Quando você tenta digitar com 100% de precisão, geralmente, digita mais devagar e menos palavras por minuto. No entanto, quando você tenta digitar mais rápido, a precisão costuma diminuir. Sempre que um funcionário insere manualmente um número de produto, número de lote, endereço de entrega ou requisito específico do cliente, há uma oportunidade de erro.
Jon Newman, presidente da BCC Distribution, vê a validação como um dos motivos mais importantes para se conectar a etiquetagem aos sistemas corporativos. “Validação é a chave para soluções de impressão”, diz Newman. “Com a impressão manual, as organizações têm capacidade limitada de validar as informações que estão sendo impressas. Ao imprimir a partir ou por meio do ERP, no entanto, eles podem usar dados em tempo real associados à transação ou tarefa específica.”
Isso muda o papel da etiquetagem.
Em vez de funcionar como um processo separado no final de uma transação, a etiquetagem se torna uma extensão da própria transação. O BarTender pode se integrar a plataformas de ERP, como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage e NetSuite, para que os dados de etiquetas possam vir diretamente dos sistemas nos quais as organizações já confiam para conduzir seus negócios. O objetivo é simples: usar dados confiáveis em vez de reinseri-los manualmente.
A centralização reduz a complexidade
O desafio se torna ainda maior quando uma organização opera várias fábricas, centros de distribuição, fornecedores ou locais de fabricação contratados.
Newman aponta para um ambiente centralizado de “hub and spoke” (centro e ramificações) como uma forma eficaz de se gerenciar essa complexidade. Informações e atualizações em tempo real podem ser compartilhadas entre instalações e terceiros autorizados em vez de depender de sistemas descentralizados que podem introduzir dados desatualizados, formatos inconsistentes, erros de entrada manual e falhas de comunicação.
O BarTender Print Portal é uma maneira pela qual as organizações podem estender a impressão controlada em todas as operações, mantendo supervisão centralizada do que está sendo impresso. Centralização também pode ajudar as organizações a migrar da impressão em massa para impressão sob demanda.
A distinção é importante. Se dados incorretos forem usados em uma tarefa de impressão em massa, o mesmo erro será repetido em dezenas ou centenas de etiquetas. Com a impressão sob demanda, uma etiqueta pode ser gerada para um item específico no ponto da transação. Como observa Newman, essa abordagem também pode reduzir o risco de se aplicar a etiqueta correta na caixa ou no produto errado.
A governança de rótulos está se tornando mais importante
Requisitos de rotulagem raramente ficam parados. Os clientes alteram as especificações. Requisitos regulatórios evoluem. As empresas adicionam instalações, fornecedores e parceiros comerciais. Os formatos dos rótulos e os requisitos de dados devem acompanhar essas mudanças.
Sem uma governança centralizada, cada mudança pode criar outra oportunidade de inconsistência. “A impressão centralizada também permite que uma empresa controle formatos, dados, segurança e conformidade”, explica Newman.
É aqui que o gerenciamento corporativo de etiquetas se torna mais do que uma função de impressão.
Com o BarTender, as organizações podem gerenciar centralmente documentos e processos de etiquetas e, ao mesmo tempo, estender o acesso controlado por toda a empresa. Recursos como o BarTender Librarian podem ajudar as organizações a gerenciar e acompanhar mudanças, criando mais uniformidade quando os requisitos de etiquetas são atualizados.
Em vez de fazer a mesma alteração de forma independente em vários locais, as organizações podem gerenciar as mudanças centralmente e estabelecer um processo mais uniforme para implantá-las.
Olhe além do custo da etiqueta
Talvez o maior erro das organizações seja considerar os custos de etiquetagem apenas em termos de impressoras, etiquetas, fitas e outros suprimentos. Com frequência, os custos reais são esquecidos e acabam surgindo mais tarde no processo como problemas que precisam ser corrigidos.
Eles aparecem, por exemplo, quando um funcionário precisa corrigir uma etiqueta. Uma linha de produção parada esperando as informações certas. Uma remessa que precisa ser reformulada. Um cliente que emite um estorno. Uma equipe de conformidade investigando por que um formato desatualizado foi usado. Ou funcionários de diferentes instalações perdendo tempo ao inserir e verificar manualmente processos que deveriam ser automatizados.
Nas organizações que investiram significativamente na tecnologia ERP, há poucos motivos para que a etiquetagem continue sendo um processo manual isolado. Conectar o BarTender às operações orientadas por ERP pode ajudar as organizações a reduzir intervenções manuais, melhorar a validação de dados, centralizar a governança e promover mais uniformidade entre instalações e parceiros.
A etiqueta em si pode ser uma pequena parte da operação. Mas, quando essa etiqueta contém as informações necessárias para se identificar, mover, rastrear, enviar e gerenciar um item corretamente, acertar na integração com seu sistema ERP ou WMS já existente exerce um impacto que vai muito além do processo de impressão.
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Jim Donaldson é diretor sênior de comunicações corporativas da Seagull Software.
