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Résumé :
BarTender intègre directement l’étiquetage aux systèmes ERP et WMS, ce qui élimine la saisie manuelle des données et améliore la précision. En s’appuyant sur des données métier fiables, une gestion centralisée des étiquettes et une impression à la demande contrôlée, les entreprises peuvent réduire les erreurs, renforcer la conformité et améliorer la cohérence au sein de leurs opérations et de leurs chaînes d’approvisionnement.
Pour de nombreuses entreprises, le système ERP constitue la colonne vertébrale opérationnelle des activités. Il gère les commandes, les stocks, la production, les expéditions, les informations clients et d’innombrables autres opérations. Les entreprises investissent massivement dans ces systèmes afin d’automatiser leurs processus et de créer une source fiable de données métier. Pourtant, un processus essentiel reste souvent étonnamment mis de côté : l’étiquetage.
Il arrive que les employés saisissent encore manuellement des informations, sélectionnent des modèles d’étiquettes ou impriment des étiquettes via des processus fonctionnant indépendamment de l’ERP. Bien qu’elles puissent sembler anodines, ces étapes supplémentaires peuvent entraîner des problèmes coûteux, notamment des erreurs d’étiquetage, des reprises, des retards de production, des rétrofacturations clients et des manquements à la conformité.
Pour Seagull Software et nos partenaires BarTender, il s’agit d’une solide opportunité d’aider nos clients à combler à l’une des dernières lacunes au sein d’opérations par ailleurs hautement automatisées.
Commencez par des données fiables
L’un des principaux problèmes liés à l’étiquetage manuel est aussi l’un des plus simples : on demande aux employés de saisir à nouveau des informations dont l’entreprise dispose déjà. Avez-vous déjà passé un test de dactylographie ? Lorsque vous essayez de taper avec une précision de 100 %, vous tapez généralement plus lentement et votre nombre de mots par minute diminue. Cependant, lorsque l’on essaie de taper plus vite, la précision a tendance à baisser. Chaque fois qu’un employé saisit manuellement un numéro de produit, un numéro de lot, une adresse de livraison ou une exigence spécifique à un client, le risque d’erreur existe.
Jon Newman, PDG de BCC Distribution, considère la validation comme l’une des principales raisons de relier les systèmes d’étiquetage aux systèmes d’entreprise. « La validation est la clé des solutions d’impression », affirme M. Newman. « Avec l’impression manuelle, les entreprises ne disposent que de moyens limités pour vérifier les informations imprimées. En imprimant à partir d’un ERP ou via celui-ci, elles peuvent toutefois utiliser des données en temps réel associées à la transaction ou à la tâche concernée. »
Cela modifie le rôle de l’étiquetage.
Au lieu de constituer une étape distincte à la fin d’une transaction, l’étiquetage devient une extension de la transaction elle-même. BarTender peut s’intégrer à des plateformes ERP telles que SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage et NetSuite, ce qui permet d’extraire directement les données d’étiquetage des systèmes sur lesquels les entreprises s’appuient déjà pour gérer leurs activités. L’objectif est simple : utiliser des données fiables plutôt que de les saisir à nouveau manuellement.
La centralisation réduit la complexité
Le défi est d’autant plus grand lorsqu’une entreprise gère plusieurs usines, centres de distribution, fournisseurs ou sites de fabrication sous-contrat.
M. Newman considère qu’un environnement centralisé de type « hub and spoke » constitue un moyen efficace de gérer cette complexité. Les informations et mises à jour en temps réel peuvent être partagées entre les différents sites et les tiers autorisés, plutôt que de s’appuyer sur des systèmes décentralisés susceptibles d’entraîner l’utilisation de données obsolètes, des formats incohérents, des erreurs de saisie manuelle et des problèmes de communication.
BarTender Print Portal est l’undes moyens dont disposent les entreprises pour étendre l’impression contrôlée à l’ensemble de leurs activités tout en conservant une supervision centralisée de ce qui est imprimé. La centralisation peut également aider les entreprises à passer de l’impression en masse à l’impression à la demande.
Cette distinction est importante. Si des données erronées sont utilisées pour une tâche d’impression en masse, la même erreur se répète sur des dizaines, voire des centaines d’étiquettes. Grâce à l’impression à la demande, il est possible de générer une étiquette pour un article spécifique au moment de la transaction. Comme le souligne M.Newman, cette approche permet également de réduire le risque d’apposer la bonne étiquette sur la mauvaise boîte ou le mauvais produit.
La gouvernance des étiquettes gagne en importance
Les exigences en matière d’étiquetage ne cessent d’évoluer. Les clients modifient leurs spécifications. Les exigences réglementaires évoluent. Les entreprises ajoutent des sites, des fournisseurs et des partenaires commerciaux. Les formats d’étiquettes et les exigences en matière de données doivent évoluer en conséquence.
En l’absence d’une gouvernance centralisée, chaque changement peut entraîner de nouvelles incohérences. « L’impression centralisée permet également à une entreprise de contrôler les formats, les données, la sécurité et la conformité », explique M. Newman.
C’est là que la gestion des étiquettes en entreprise dépasse le simple cadre de l’impression.
Grâce à BarTender, les entreprises peuvent gérer de manière centralisée les documents et les processus d’étiquetage, tout en étendant l’accès contrôlé à l’ensemble de l’entreprise. Des fonctionnalités telles que BarTender Librarian peuvent aider les entreprises à gérer et à suivre les modifications, ce qui permet d’assurer une plus grande cohérence lorsque les spécifications des étiquettes sont mises à jour.
Au lieu d’effectuer la même modification séparément sur plusieurs sites, les entreprises peuvent gérer les modifications de manière centralisée et mettre en place un processus plus cohérent pour leur déploiement.
Ne vous arrêtez pas au coût de l’étiquetage
La plus grande erreur que commettent sans doute les entreprises est de ne considérer les coûts liés à l’étiquetage qu’en termes d’imprimantes, d’étiquettes, de rubans et d’autres fournitures. Souvent ignorés, les coûts réels se manifestent généralement par des problèmes qui doivent être réglés plus tard dans le flux de production.
Ils se traduisent par les situations suivantes : un employé devant corriger une étiquette, une chaîne de production en attente des informations nécessaires, une expédition qui doit être reprise, un client qui émet une rétrofacturation, une équipe chargée de la conformité qui enquête pour déterminer pourquoi un format obsolète a été utilisé, ou encore des employés répartis sur plusieurs sites qui passent leur temps à saisir et à vérifier manuellement des processus qui devraient être automatisés.
Pour les entreprises qui ont réalisé d’importants investissements dans les technologies ERP, il n’y a guère de raison que l’étiquetage reste un processus manuel isolé. L’intégration de BarTender aux opérations gérées par un ERP peut aider les entreprises à réduire les interventions manuelles, à améliorer la validation des données, à centraliser la gouvernance et à garantir une plus grande cohérence entre les différents sites et partenaires.
L’étiquetage en lui-même ne représente peut-être qu’une petite partie du processus. Mais lorsqu’une étiquette contient les informations nécessaires pour identifier, déplacer, suivre, expédier et gérer correctement un article, une intégration réussie à votre système ERP ou WMS existant a des répercussions qui vont bien au-delà du simple flux de production d’impression.
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Jim Donaldson est directeur principal de la communication d’entreprise chez Seagull Software.
