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Resumen:
BarTender integra el etiquetado directamente con los sistemas ERP y WMS, lo que elimina la entrada manual de datos y mejora la precisión. Al utilizar datos comerciales fiables, gestión centralizada de etiquetas e impresión bajo demanda controlada, las organizaciones pueden reducir los errores, reforzar el cumplimiento y mejorar la coherencia en todas las operaciones y cadenas de suministro.
Para muchas organizaciones, el sistema ERP es la columna vertebral operativa del negocio. Gestiona pedidos, inventario, producción, envíos, información de clientes e infinidad de otras transacciones. Las empresas invierten mucho en estos sistemas para automatizar procesos y crear una fuente fiable de datos empresariales. Sin embargo, un proceso fundamental suele permanecer sorprendentemente desconectado: el etiquetado.
Los empleados aún pueden introducir información manualmente, seleccionar plantillas de etiquetas o imprimir etiquetas a través de procesos que operan independientemente del sistema ERP. Aunque estos pasos adicionales puedan parecer insignificantes, pueden generar problemas costosos, como errores de etiquetado, reelaboraciones, retrasos en la producción, devoluciones de cargos a los clientes e incumplimientos normativos.
Para Seagull Software y nuestros socios de BarTender, esto representa una importante oportunidad para ayudar a los clientes a cerrar una de las brechas que aún persisten en operaciones que, de otro modo, estarían altamente automatizadas.
Comience con datos fiables
Uno de los mayores problemas del etiquetado manual es también uno de los más sencillos: se pide a la gente que vuelva a introducir información que la empresa ya posee. ¿Alguna vez ha hecho una prueba de mecanografía? Cuando intenta escribir con un 100 % de precisión, normalmente escribe más despacio y menos palabras por minuto. Sin embargo, cuando intenta hacerlo más rápido, la precisión suele disminuir. Cada vez que un empleado introduce manualmente un número de producto, un número de lote, una dirección de envío o un requisito específico del cliente, existe la posibilidad de que se produzca un error.
Jon Newman, presidente de BCC Distribution, considera que la validación es una de las razones más importantes para conectar el etiquetado con los sistemas empresariales. “La validación es clave para las soluciones de impresión”, afirma Newman. “Con la impresión manual, las organizaciones tienen una capacidad limitada para validar la información que se imprime. Sin embargo, al imprimir desde el ERP o a través de este, pueden utilizar datos en tiempo real asociados con la transacción o la tarea específica”.
Eso cambia el papel del etiquetado.
En lugar de funcionar como un proceso separado al final de una transacción, el etiquetado se convierte en una extensión de la transacción en sí. BarTender puede integrarse con plataformas ERP, como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage y NetSuite, de modo que los datos de las etiquetas provengan directamente de los sistemas en los que las organizaciones ya confían para gestionar sus negocios. El objetivo es sencillo: utilizar datos fiables en lugar de volver a introducirlos manualmente.
La centralización reduce la complejidad
El desafío se vuelve aún mayor cuando una organización opera múltiples plantas, centros de distribución, proveedores o centros de producción por encargo.
Newman señala que un entorno centralizado tipo radial es una forma eficaz de gestionar esa complejidad. La información y las actualizaciones en tiempo real pueden compartirse entre instalaciones y terceros autorizados, en lugar de depender de sistemas descentralizados que pueden introducir datos obsoletos, formatos incoherentes, errores de entrada manual y lagunas de comunicación.
BarTender Print Portal es una forma en que las organizaciones pueden extender la impresión controlada a todas las operaciones y mantener al mismo tiempo una supervisión centralizada de lo que se imprime. La centralización también puede ayudar a las organizaciones a pasar de la impresión en masa a la impresión bajo demanda.
La distinción es importante. Si se utilizan datos incorrectos para un trabajo de impresión masiva, el mismo error se repite en docenas o cientos de etiquetas. Con la impresión bajo demanda, se puede generar una etiqueta para un artículo específico en el momento de la transacción. Como señala Newman, este enfoque también puede reducir el riesgo de aplicar la etiqueta correcta a la caja o al producto equivocado.
La gobernanza del etiquetado está cobrando importancia
Los requisitos de etiquetado rara vez permanecen inmutables. Los clientes cambian las especificaciones. Los requisitos normativos evolucionan. Las empresas incorporan instalaciones, proveedores y socios comerciales. Los formatos de etiquetas y los requisitos de datos deben cambiar en consecuencia.
Sin una gobernanza centralizada, cada cambio puede generar una nueva oportunidad para que surjan incoherencias. “La impresión centralizada también permite a una empresa controlar los formatos, los datos, la seguridad y el cumplimiento normativo”, explica Newman.
Aquí es donde la gestión de etiquetas empresariales se convierte en algo más que una simple función de impresión.
Con BarTender, las organizaciones pueden gestionar de forma centralizada los documentos y procesos de etiquetado, al tiempo que extienden el acceso controlado a toda la empresa. Funcionalidades como BarTender Librarian pueden ayudar a las organizaciones a gestionar los cambios, y hacer un seguimiento de ellos, lo que genera una mayor coherencia cuando se actualizan los requisitos de etiquetado.
En lugar de realizar el mismo cambio de forma independiente en múltiples ubicaciones, las organizaciones pueden gestionar los cambios de forma centralizada y establecer un proceso más coherente para su implementación.
Mirar más allá del coste de la etiqueta
Quizás el mayor error que cometen las organizaciones es considerar los costes de etiquetado únicamente en términos de impresoras, etiquetas, cintas y otros suministros. Los costes reales suelen olvidarse y, por lo general, surgen como problemas que hay que solucionar más adelante en el proceso.
Aparecen en forma de un empleado que necesita corregir una etiqueta. Una cadena de producción que espera la información correcta. Un envío que se reelabora. Un cliente que solicita la devolución de un cargo. Un equipo de cumplimiento que investiga por qué se utilizó un formato obsoleto. O bien, empleados de varias instalaciones que dedican tiempo a introducir y comprobar manualmente procesos que deberían estar automatizados.
En el caso de las organizaciones que han invertido significativamente en tecnología ERP, hay pocas razones para que el etiquetado siga siendo un proceso manual aislado. La integración de BarTender con las operaciones basadas en ERP puede ayudar a las organizaciones a reducir la intervención manual, mejorar la validación de datos, centralizar la gobernanza y crear una mayor coherencia entre las instalaciones y los socios.
La etiqueta en sí misma puede ser una pequeña parte de la operación. Pero, cuando dicha etiqueta contiene la información necesaria para identificar, mover, rastrear, enviar y gestionar un artículo correctamente, integrarla de forma adecuada en su sistema ERP o WMS actual tiene un impacto que va mucho más allá del proceso de impresión.
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Jim Donaldsones director senior de comunicaciones corporativas en Seagull Software.
